L’arrivo delle stagione estiva e del consueto appuntamento con i servizi rivolti ai minori come, ad esempio, i Centri Ricreativi Estivi (JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED) e i Centri diurni offre lo spunto per migliorare le operazioni di trattamento ( ad esempio le informative) e per prevenire e mitigare il RISCHIO di trattamento illecito dei dati personali degli utenti e di tutti i soggetti coinvolti nel servizio:

• famiglie (in persona dei genitori), educatori, assistenti ad personam, cooperative affidatarie dei servizi (in persona dei loro legali rappresentanti, procuratori e direttori tecnici), ma anche amministratori, dirigenti e responsabili dei servizi.

Fermo restando che il trattamento dei dati personali coinvolge una platea molto vasta di persone fisiche, sono i minori a dover essere destinatari di una tutela particolarmente intensa da parte dell’Ente e dei suoi funzionari nell’organizzazione dei servizi agli stessi destinati.

I minori sono vulnerabili e, per questo motivo, ​​il GDPR affronta il tema del trattamento dei dati dei minori con molteplici disposizioni e norme aventi lo scopo di rafforzare la loro protezione. Un esempio di tali disposizioni è il Considerando n. 38 del GDPR il quale stabilisce che i minori meritano “una specifica protezione relativamente ai loro dati personali, in quanto possono essere meno consapevoli dei rischi, delle conseguenze e delle misure di salvaguardia interessate nonché dei loro diritti in relazione al trattamento dei dati personali”.

Ciò premesso, i miglioramenti dei trattamenti e le mitigazioni del rischio di illecito trattamento possono essere attuati con le misure di seguito indicate.

LA DELIBERAZIONE DI GIUNTA COMUNALE E L’IMPLEMENTAZIONE DEGLI INDIRIZZI

E’ di competenza della Giunta Comunale fornire, con apposita deliberazione, gli indirizzi al dirigente/responsabile dell’unità organizzativa competente per l’organizzazione e l’attivazione dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED o del Centro diurno 2024.

Tal indirizzi, di regola, includono le indicazioni relative a:

• destinatari del servizio;
• durata;
• sedi di svolgimento;
• progetto educativo;
• trasparenza e comunicazione;
• modalità di affidamento.

Implementare tali indirizzi con ulteriori indicazioni, relative ai trattamenti dei dati personali rappresenta un obiettivo di indubbio miglioramento. In particolare, gli indirizzi possono essere estesi agli aspetti più significativi del trattamento e della protezione dei dati personali, con particolare riferimento a:

• implementazione della trasparenza dei trattamenti, attraverso iniziative di informazione specificatamente rivolte ai minori e alle loro famiglie;
• tempestività delle nomine dei soggetti che trattano i dati per conto dell'amministrazione ( Responsabili del trattamento), ad esempio attraverso la sostituzione del contratto di nomina con un atto unilaterale che vincoli, senza ritardi, l'operatore economico affidatario del servizi alla disciplina dettata dal Comune in ordine alle operazioni di trattamento e alle relative responsabilità;
• sicurezza dei trattamenti tenuto conto che, specie per quanto concerne i minori, i dati personali devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza […] compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»)” (art. 5, par. 1, lett. f), del Regolamento).

LA DETERMINA DIRIGENZIALE E I CONTENUTI PRIVACY

E’ la Determinazione Dirigenziale il provvedimento con cui viene approvato, in attuazione degli indirizzi forniti dalla Giunta comunale, l’intervento del JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED o del Centro diurno 2024 nonché tutta la documentazione necessaria per l'attivazione e l'esecuzione dell'intervento medesimo.

La documentazione relativa al servizio comprende, di regola:

• Avviso pubblico e volantino informativo;
• Progetto e contratto educativo;
• Modulo di iscrizione al servizio;
• Contratto di assistenza educativa ad personam e compartecipazione
• Modulo di iscrizione al servizio di assistenza educativa ad personam;
• Bando o Avviso per l’affidamento del servizio a operatori iscritti all’ Albo Regionale delle Cooperative sociali sez. A o C. e/o Avviso di procedura comparativa per la creazione di una graduatoria per il conferimento dell’incarico di collaborazione coordinata e continuativa di coordinatore/educatore per l’attuazione di servizi “centri ricreativi estivi diurni” per minori ovvero

LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL SERVIZIO

• AVVISO PUBBLICO E VOLANTINO INFORMATIVO

L’Avviso pubblico per i genitori e i familiari dei bambini frequentanti non deve limitarsi a comunicare soltanto le informazioni relative al servizio ma deve includere, in calce, una concisa informativa in ordine al trattamento dei dati personali.

Dall'esame degli Avvisi pubblicati nel 2024 e fino ad ora, emerge purtroppo che gli enti non tengono presente, neppure quest’anno, tale obbligo informativo e tralasciano di inserire negli Avvisi le informazioni sulle operazioni di trattamento dei dati. Si limitano a inserire nell’Avviso contenuti come:

• le sedi dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED, che possono essere prescelte dall’utenza fino ad esaurimento della disponibilità di posti;
• i criteri secondo i quali l’Amministrazione entro il limite delle risorse disponibili, provvederà all’erogazione, in favore degli utenti, di appositi voucher a parziale/totale copertura dei costi;
• le modalità di presentazione delle domande e i criteri per la formazione delle relative graduatorie.

• IL PROGETTO E IL CONTRATTO EDUCATIVO

Il progetto educativo indica il tema scelto per l’anno 2024 per la strutturazione dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED nonchè lo scopo di tale scelta.

Contiene, altresì, la progettazione della giornata tipo e delle relative macro attività (es.: accoglienza - attivita’ inerenti al tema scelto - compiti e attivita’ di gioco).

Se non chè, il progetto dovrebbe contenere anche - secondo la metodologia del project management - la descrizione degli specifici obiettivi da conseguire anche per la protezione degli utenti, sia sul lato materiale, della protezione fisica, sia sul lato immateriale della protezione dei dati personali degli utenti, essendo il progetto destinato a confluire nel c.d. “Contratto educativo”.

Detto altrimenti, il progetto educativo dovrebbe contenere anche un apposito paragrafo descrittivo delle misure che il servizio dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED garantisce per un corretto illecito trattamento dei dati personali degli utenti.

I contenuti del progetto vanno quindi implementati con tutte le informazioni da fornire ai genitori e agli utenti in materia di diritto alla riservatezza e di protezione dei dati personali.

Con riferimento alle informative per i minori vale la seguente regola:

• le informative devono essere comprese dai minori.

I bambini e i ragazzi che vengono iscritti ai JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED e ai centri diurni possono comprendere le informazioni a loro destinate tramite:

• fumetti/vignette;
• pittogrammi, disegni, immagini;
• animazioni, video.

Si tratta di un linguaggio adatto ai bambini che hanno diritto a ricevere informazioni trasparenti aventi un lessico, tono e stile adeguato e per loro comprensibile (GDPR-Considerando n. 38).

L’articolo 12 del GDPR impone all’Ente, in qualità di Titolare del trattamento, di fornire l’informativa su come vengono trattati i dati in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori.

Ne consegue che, tra le prestazioni da affidare in appalto per gli JUNIOR/SENIOR CRED e i MINI CRED o da rendere esigibili da parte del soggetto affidatario del servizio (Cooperative sociali sez. A o C. ) dovrebbero essere incluse anche la fornitura di fumetti/vignette, disegni, animazioni o video contenenti le informazioni sul trattamento dei dati personali.

• MODULO ISCRIZIONE AL SERVIZIO E MODULO ISCRIZIONE AL SERVIZIO DI ASSISTENZA EDUCATIVA AD PERSONAM

A maggior ragione le considerazioni svolte nei paragrafi precedenti valgono per il Modulo di iscrizione al servizio.

Il genitore o, comunque, il soggetto titolato a compilare e a sottoscrivere il Modulo di iscrizione è tenuto a dichiarare:

di essere a conoscenza:

- di quanto prescritto dall'art. 76 del D.P.R. n. 445/2000 sulle sanzioni penali previste per chiunque rilasci dichiarazioni mendaci (ossia false), forma atti falsi e ne fa uso, ovvero esibisce atti contenenti dati non più rispondenti a verità, punibili con la reclusione fino a tre anni;

- delle disposizioni previste dal regolamento UE n. 679/2016 (GDPR) per la raccolta dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni che disciplinano compiti e funzioni dal Comune quale titolare, del Contitolare e del Responsabile del Trattamento, affidatario del servizio.

In calce al Modulo va comunque inserita l'informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 GDPR la quale deve tenere conto che, per quanto concerne i tipi di dati trattati, vengono in considerazione non solo i dati comuni anagrafici ma anche dati particolari, specie per quanto concerne dati di natura sanitaria.

Al riguardo va ricordato che il servizio JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED può essere richiesto con l'ausilio di:

- assistenza educativa ad personam.

In tale caso vanno trattati dati sanitari e certificati medici rispetto ai quali deve essere garantita, ai familiari degli utenti, un’assoluta riservatezza.

Nel Modulo di iscrizione e nel Contratto di compartecipazione, dove vengono disciplinate le modalità di erogazione del servizio, manca, di regola, il paragrafo dedicato alla privacy.

Per contro, la disciplina di erogazione del servizio di assistenza educativa ad personam deve essere descritta, obbligatoriamente, tenendo conto dei contenuti “privacy” che, nella maggior parte dei casi, sono tuttora deficitari o del tutto assenti.

Di regola, la descrizione di tali modalità si limita ad indicare:

• le figure professionali impiegate per i minori certificati/diversamente abili che devono essere qualificate, ai sensi della normativa vigente e garantire prestazioni socio educative volte a consolidare e/o mantenere l’assistenza per l’autonomia e la comunicazione del minore disabile;
• la Compartecipazione al costo del servizio con riferimento all’ISEE, fermo restando che la quota massima di compartecipazione alla spesa sono definiti annualmente in sede di determinazione delle tariffe da parte della Giunta comunale.

L’assenza di una specifica disciplina sul trattamento e sulla protezione dei dati personali, in particolare per quanto riguarda i dati natura sanitaria, determina l’incompletezza contratto di compartecipazione.

Team All privacy Entionline

L’arrivo delle stagione estiva e del consueto appuntamento con i servizi rivolti ai minori come, ad esempio, i Centri Ricreativi Estivi (JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED) e i Centri diurni offre lo spunto per migliorare le operazioni di trattamento ( ad esempio le informative) e per prevenire e mitigare il RISCHIO di trattamento illecito dei dati personali degli utenti e di tutti i soggetti coinvolti nel servizio:

• famiglie (in persona dei genitori), educatori, assistenti ad personam, cooperative affidatarie dei servizi (in persona dei loro legali rappresentanti, procuratori e direttori tecnici), ma anche amministratori, dirigenti e responsabili dei servizi.

Fermo restando che il trattamento dei dati personali coinvolge una platea molto vasta di persone fisiche, sono i minori a dover essere destinatari di una tutela particolarmente intensa da parte dell’Ente e dei suoi funzionari nell’organizzazione dei servizi agli stessi destinati.

I minori sono vulnerabili e, per questo motivo, ​​il GDPR affronta il tema del trattamento dei dati dei minori con molteplici disposizioni e norme aventi lo scopo di rafforzare la loro protezione. Un esempio di tali disposizioni è il Considerando n. 38 del GDPR il quale stabilisce che i minori meritano “una specifica protezione relativamente ai loro dati personali, in quanto possono essere meno consapevoli dei rischi, delle conseguenze e delle misure di salvaguardia interessate nonché dei loro diritti in relazione al trattamento dei dati personali”.

Ciò premesso, i miglioramenti dei trattamenti e le mitigazioni del rischio di illecito trattamento possono essere attuati con le misure di seguito indicate.

LA DELIBERAZIONE DI GIUNTA COMUNALE E L’IMPLEMENTAZIONE DEGLI INDIRIZZI

E’ di competenza della Giunta Comunale fornire, con apposita deliberazione, gli indirizzi al dirigente/responsabile dell’unità organizzativa competente per l’organizzazione e l’attivazione dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED o del Centro diurno 2024.

Tal indirizzi, di regola, includono le indicazioni relative a:

• destinatari del servizio;
• durata;
• sedi di svolgimento;
• progetto educativo;
• trasparenza e comunicazione;
• modalità di affidamento.

Implementare tali indirizzi con ulteriori indicazioni, relative ai trattamenti dei dati personali rappresenta un obiettivo di indubbio miglioramento. In particolare, gli indirizzi possono essere estesi agli aspetti più significativi del trattamento e della protezione dei dati personali, con particolare riferimento a:

• implementazione della trasparenza dei trattamenti, attraverso iniziative di informazione specificatamente rivolte ai minori e alle loro famiglie;
• tempestività delle nomine dei soggetti che trattano i dati per conto dell'amministrazione ( Responsabili del trattamento), ad esempio attraverso la sostituzione del contratto di nomina con un atto unilaterale che vincoli, senza ritardi, l'operatore economico affidatario del servizi alla disciplina dettata dal Comune in ordine alle operazioni di trattamento e alle relative responsabilità;
• sicurezza dei trattamenti tenuto conto che, specie per quanto concerne i minori, i dati personali devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza […] compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»)” (art. 5, par. 1, lett. f), del Regolamento).

LA DETERMINA DIRIGENZIALE E I CONTENUTI PRIVACY

E’ la Determinazione Dirigenziale il provvedimento con cui viene approvato, in attuazione degli indirizzi forniti dalla Giunta comunale, l’intervento del JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED o del Centro diurno 2024 nonché tutta la documentazione necessaria per l'attivazione e l'esecuzione dell'intervento medesimo.

La documentazione relativa al servizio comprende, di regola:

• Avviso pubblico e volantino informativo;
• Progetto e contratto educativo;
• Modulo di iscrizione al servizio;
• Contratto di assistenza educativa ad personam e compartecipazione
• Modulo di iscrizione al servizio di assistenza educativa ad personam;
• Bando o Avviso per l’affidamento del servizio a operatori iscritti all’ Albo Regionale delle Cooperative sociali sez. A o C. e/o Avviso di procedura comparativa per la creazione di una graduatoria per il conferimento dell’incarico di collaborazione coordinata e continuativa di coordinatore/educatore per l’attuazione di servizi “centri ricreativi estivi diurni” per minori ovvero

LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL SERVIZIO

• AVVISO PUBBLICO E VOLANTINO INFORMATIVO

L’Avviso pubblico per i genitori e i familiari dei bambini frequentanti non deve limitarsi a comunicare soltanto le informazioni relative al servizio ma deve includere, in calce, una concisa informativa in ordine al trattamento dei dati personali.

Dall'esame degli Avvisi pubblicati nel 2024 e fino ad ora, emerge purtroppo che gli enti non tengono presente, neppure quest’anno, tale obbligo informativo e tralasciano di inserire negli Avvisi le informazioni sulle operazioni di trattamento dei dati. Si limitano a inserire nell’Avviso contenuti come:

• le sedi dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED, che possono essere prescelte dall’utenza fino ad esaurimento della disponibilità di posti;
• i criteri secondo i quali l’Amministrazione entro il limite delle risorse disponibili, provvederà all’erogazione, in favore degli utenti, di appositi voucher a parziale/totale copertura dei costi;
• le modalità di presentazione delle domande e i criteri per la formazione delle relative graduatorie.

• IL PROGETTO E IL CONTRATTO EDUCATIVO

Il progetto educativo indica il tema scelto per l’anno 2024 per la strutturazione dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED nonchè lo scopo di tale scelta.

Contiene, altresì, la progettazione della giornata tipo e delle relative macro attività (es.: accoglienza - attivita’ inerenti al tema scelto - compiti e attivita’ di gioco).

Se non chè, il progetto dovrebbe contenere anche - secondo la metodologia del project management - la descrizione degli specifici obiettivi da conseguire anche per la protezione degli utenti, sia sul lato materiale, della protezione fisica, sia sul lato immateriale della protezione dei dati personali degli utenti, essendo il progetto destinato a confluire nel c.d. “Contratto educativo”.

Detto altrimenti, il progetto educativo dovrebbe contenere anche un apposito paragrafo descrittivo delle misure che il servizio dei JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED garantisce per un corretto illecito trattamento dei dati personali degli utenti.

I contenuti del progetto vanno quindi implementati con tutte le informazioni da fornire ai genitori e agli utenti in materia di diritto alla riservatezza e di protezione dei dati personali.

Con riferimento alle informative per i minori vale la seguente regola:

• le informative devono essere comprese dai minori.

I bambini e i ragazzi che vengono iscritti ai JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED e ai centri diurni possono comprendere le informazioni a loro destinate tramite:

• fumetti/vignette;
• pittogrammi, disegni, immagini;
• animazioni, video.

Si tratta di un linguaggio adatto ai bambini che hanno diritto a ricevere informazioni trasparenti aventi un lessico, tono e stile adeguato e per loro comprensibile (GDPR-Considerando n. 38).

L’articolo 12 del GDPR impone all’Ente, in qualità di Titolare del trattamento, di fornire l’informativa su come vengono trattati i dati in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori.

Ne consegue che, tra le prestazioni da affidare in appalto per gli JUNIOR/SENIOR CRED e i MINI CRED o da rendere esigibili da parte del soggetto affidatario del servizio (Cooperative sociali sez. A o C. ) dovrebbero essere incluse anche la fornitura di fumetti/vignette, disegni, animazioni o video contenenti le informazioni sul trattamento dei dati personali.

• MODULO ISCRIZIONE AL SERVIZIO E MODULO ISCRIZIONE AL SERVIZIO DI ASSISTENZA EDUCATIVA AD PERSONAM

A maggior ragione le considerazioni svolte nei paragrafi precedenti valgono per il Modulo di iscrizione al servizio.

Il genitore o, comunque, il soggetto titolato a compilare e a sottoscrivere il Modulo di iscrizione è tenuto a dichiarare:

di essere a conoscenza:

- di quanto prescritto dall'art. 76 del D.P.R. n. 445/2000 sulle sanzioni penali previste per chiunque rilasci dichiarazioni mendaci (ossia false), forma atti falsi e ne fa uso, ovvero esibisce atti contenenti dati non più rispondenti a verità, punibili con la reclusione fino a tre anni;

- delle disposizioni previste dal regolamento UE n. 679/2016 (GDPR) per la raccolta dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni che disciplinano compiti e funzioni dal Comune quale titolare, del Contitolare e del Responsabile del Trattamento, affidatario del servizio.

In calce al Modulo va comunque inserita l'informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 GDPR la quale deve tenere conto che, per quanto concerne i tipi di dati trattati, vengono in considerazione non solo i dati comuni anagrafici ma anche dati particolari, specie per quanto concerne dati di natura sanitaria.

Al riguardo va ricordato che il servizio JUNIOR/SENIOR CRED e MINI CRED può essere richiesto con l'ausilio di:

- assistenza educativa ad personam.

In tale caso vanno trattati dati sanitari e certificati medici rispetto ai quali deve essere garantita, ai familiari degli utenti, un’assoluta riservatezza.

Nel Modulo di iscrizione e nel Contratto di compartecipazione, dove vengono disciplinate le modalità di erogazione del servizio, manca, di regola, il paragrafo dedicato alla privacy.

Per contro, la disciplina di erogazione del servizio di assistenza educativa ad personam deve essere descritta, obbligatoriamente, tenendo conto dei contenuti “privacy” che, nella maggior parte dei casi, sono tuttora deficitari o del tutto assenti.

Di regola, la descrizione di tali modalità si limita ad indicare:

• le figure professionali impiegate per i minori certificati/diversamente abili che devono essere qualificate, ai sensi della normativa vigente e garantire prestazioni socio educative volte a consolidare e/o mantenere l’assistenza per l’autonomia e la comunicazione del minore disabile;
• la Compartecipazione al costo del servizio con riferimento all’ISEE, fermo restando che la quota massima di compartecipazione alla spesa sono definiti annualmente in sede di determinazione delle tariffe da parte della Giunta comunale.

L’assenza di una specifica disciplina sul trattamento e sulla protezione dei dati personali, in particolare per quanto riguarda i dati natura sanitaria, determina l’incompletezza contratto di compartecipazione.