Gli enti locali possono ricevere richieste di accesso ad atti di nascita dell’Archivio comunale per attività di ricerca storica.

Tuttavia tale accesso comporta il trattamento di dati di persone decedute, e tale accesso e trattamento è lecito solo se in presenza di determinate condizioni.

Per definire i contenuti giuridici che consentano di gestire tali richieste, devono essere indicati quindi i parametri per valutare le richieste e la sussistenza dei presupposti per l’accesso alle schede anagrafiche delle persone decedute.

La richiesta di accesso alle copie degli atti di nascita di persone decedute.

Sotto un primo profilo deve evidenziarsi che l'accesso alle copie integrali degli atti di nascita non e' piu' rilasciabile a chiunque se trascorsi 70 anni dalla formazione dell'atto.

Al contrario e' sempre necessario un interesse giuridicamente rilevante all’accesso.

Per delineare il quadro normativo, tuttavia, è necessario richiamare sia la disciplina del Reg. UE 2016/679 e il Dls 196/1003 in materia di privacy sia la disciplina in materia di Anagrafe e di Stato Civile.

a) Regolamento UE 2016/679

Già nei "considerando" introduttivi alla regolamentazione il Legislatore europeo prende posizione sulla tutela dei dati delle persone decedute e sulla liceità del trattamento per finalità di ricerca storica.

Considerando 27

Il presente regolamento non si applica ai dati personali delle persone decedute. Gli Stati membri possono prevedere norme riguardanti il trattamento dei dati personali delle persone decedute (ed in effetti il nostro Legislatore ha introdotto l'art. 2-terdecies nel D.lgs 196/2003).

Considerando 50

Il trattamento dei dati personali per finalità diverse da quelle per le quali i dati personali sono stati inizialmente raccolti dovrebbe essere consentito solo se compatibile con le finalità per le quali i dati personali sono stati inizialmente raccolti. In tal caso non è richiesta alcuna base giuridica separata oltre a quella che ha consentito la raccolta dei dati personali. Se il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento, il diritto dell'Unione o degli Stati membri può stabilire e precisare le finalità e i compiti per i quali l'ulteriore trattamento è considerato lecito e compatibile. L'ulteriore trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, o di ricerca scientifica o storica o a fini statistici dovrebbe essere considerato un trattamento lecito e compatibile

Considerando 160

Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca storica, il presente regolamento dovrebbe applicarsi anche a tale trattamento. Ciò dovrebbe comprendere anche la ricerca storica e la ricerca a fini genealogici, tenendo conto del fatto che il presente regolamento non dovrebbe applicarsi ai dati delle persone decedute.

Nel testo del Regolamento, poi il Legislatore Europeo ha dato attuazione ai "considerando indicati in premessa":

Art. 5 comma 1 lett. a e b del GDPR:

I dati personali sono:

b) raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità; un ulteriore trattamento dei dati personali a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici non è, conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, considerato incompatibile con le finalità iniziali («limitazione della finalità»);

Con riferimento, poi, al trattamento di dati appartenenti a particolari categorie, l'art. 9 dispone, al paragrafo 1, che è vietato trattare dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.

Il paragrafo 2 dell’art. 9 dispone che Il paragrafo 1 non si applica se si verifica uno dei seguenti casi:

j) il trattamento è necessario a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici in conformità dell'articolo 89, paragrafo 1, sulla base del diritto dell'Unione o nazionale, che è proporzionato alla finalità perseguita, rispetta l'essenza del diritto alla protezione dei dati e prevede misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato.

Chiarito, quindi, che il trattamento per finalità di ricerca storica risulta legittimo, anche se la finalità per cui inizialmente il dato era stato raccolto e trattato era diversa (finalità di pubblico interesse per l'anagrafe pubblica e lo stato civile), resta comunque la possibilità, per gli eredi del deceduto, di poter esercitare i diritti riconosciuti alla persona come se fosse in vita, seppure con alcuni limiti.

Art. 21 diritti dell'interessato:

Comma 6. Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell'articolo 89, paragrafo 1, l'interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico.

B) Codice D.Lgs 196/2003 come modificato dal D.Lgs 101/2018.

Come sopra anticipato, il Legislatore italiano, in ragione della possibilità di legiferare sulla materia dei dati dei soggetti defunti riconosciuto nel considerando 27, ha introdotto nel D.Lgs 196/2003 l'art. 2-terdecies che così dispone:

Art. 2-terdecies Diritti riguardanti le persone decedute.

1. I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell'interessato, in qualita' di suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

2. L'esercizio dei diritti di cui al comma 1 non e' ammesso nei casi previsti dalla legge o quando, limitatamente all'offerta diretta di servizi della societa' dell'informazione, l'interessato lo ha espressamente vietato con dichiarazione scritta presentata al titolare del trattamento o a quest'ultimo comunicata.

C) Disciplina in materia di Anagrafe, DPR 223/1989.

L’art. 35, comma 4 del DPR n. 223/89, che dispone: “previa motivata richiesta, l’ufficiale d’anagrafe rilascia certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse”.

D) Disciplina in materia di Stato Civile, DPR 223/1989.

L'art. 107, in materia di rilascio di estratti di copie integrali, così dispone:

1. Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne e' fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non e' vietato dalla legge.

Applicazione della disciplina

Dal quadro normativo in precedenza delineato si ricava, quindi, quanto segue.

L'accesso ai dati anagrafici contenuti negli archivi comunali, anche quelli già presenti nell'archivio dello stato civile, quando avviene per finalità di ricerca storica risulta legittimo in ragione del fatto che l'accesso avviene per l'appunto per una finalità che la disciplina sia europea che italiana dichiara lecita in relazione al trattamento dei dati.

Il fine di ricerca storica, tuttavia, deve essere indicato in modo specifico e chiaro nella richiesta di accesso e non deve limitarsi a frasi generiche. L’amministrazione Titolare deve quindi condurre un esame attento sulla richiesta di accesso, eventualmente richiedendo integrazioni. Deve essere specificato il tipo di ricerca che si sta conducendo, eventualmente per quale istituto di ricerca e se tale ricerca è finalizzata a pubblicazione.

La richiesta di accesso ai dati dell’archivio storico per ragioni di ricerca storica, peraltro, non è equiparabile alla richiesta di accesso a informazioni per la ricostruzione dell'albero genealogico da parte di un componente di una famiglia che, se non collegato ad un interesse giuridicamente rilevante, come quello della tutela ereditaria, non sarebbe di per sé accoglibile.

Peraltro, anche in presenza del presupposto della finalità della ricerca storica, devono comunque trovare applicazione misure di sicurezza nell'accesso.

E’ pertanto necessario che, in accordo con gli archivisti l'accesso avvenga sotto il controllo e il coordinamento degli archivisti e in ogni caso limitato ai dati necessari alla ricerca storica.