Garante - Relazione 2016

Nel settore scolastico il Garante ha interloquito sia con il Ministero dell’istruzione, dell’universita' e della ricerca (MIUR), in relazione all’attivita' consultiva, che con singole universita' o istituti scolastici, nell’ambito di numerose istruttorie (n. 40).

In questo ambito un provvedimento di particolare rilievo e' stato quello adottato il 21 aprile 2016 (n. 177, doc. web n. 5029548), con il quale il Garante ha espresso un parere sullo schema di decreto del MIUR volto a disciplinare il periodo di conservazione di alcune tipologie di dati personali degli studenti, acquisiti all’Anagrafe nazionale degli studenti (Ans), di cui all’art. 3, d.lgs. 15 aprile 2005, n. 76 ed istituita presso il Miur con d.m. 5 agosto 2010, n. 74.

L’Ans contiene i dati sui percorsi scolastici, formativi e in apprendistato dei singoli studenti e i dati relativi alla loro valutazione, a partire dal primo anno della scuola primaria; essa si prefigge lo scopo di realizzare il diritto/dovere all’istruzione e alla formazione e per la prevenzione ed il contrasto alla dispersione scolastica (cfr. l’art. 3, d.lgs. n. 76/2005, cit.).

L’accesso all’Ans e all’omologa anagrafe degli studenti e dei laureati delle universita', e' esplicitamente disciplinato dalla legge che prevede che ad essa “accedono le regioni e gli enti locali ciascuno in relazione alle proprie competenze istituzionali. All’anagrafe degli studenti e dei laureati accedono anche le universita' [...]” (art. 10, comma 8, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito in l. 17 dicembre 2012, n. 221).

Lo schema di decreto esaminato dal Garante modifica il regime di conservazione dei dati personali acquisiti all’Ans, prevedendo la conservazione “perpetua” delle informazioni relative al “codice fiscale, codice della scuola che rilascia il titolo di studio, titolo di studio, voto conseguito, anno solare di conseguimento” (comma 2). La ratio del nuovo regime risiede nell’intento di “agevolare l’acquisizione e il controllo dei titoli di studio conseguiti dagli studenti da parte di altre pubbliche amministrazioni o enti tenuti per legge o regolamento ad acquisire d’ufficio tali informazioni” (cfr., il preambolo dello schema).

Al riguardo, l’Autorita' ha rilevato, in primo luogo, che il testo della norma non permette di comprendere quali siano le ragioni che giustificherebbero l’allungamento del periodo di conservazione dei dati e ha quindi richiesto al Ministero di specificare piu' chiaramente le effettive finalita' del trattamento, non solo per la valutazione della congruita' del termine di conservazione, ma anche in relazione alla pertinenza e non eccedenza dei dati oggetto di conservazione. L’Autorita' ha, inoltre, chiesto di individuare, con maggiore precisione, le informazioni a cui il decreto si riferisce e la disciplina del rispettivo periodo di conservazione (ferme restando le considerazioni che seguono in merito a quest’ultimo profilo), nel rispetto dei princiÌ€pi di finalita', necessita', pertinenza, non eccedenza e proporzionalita' dei dati.

La disciplina in materia di dati personali prevede infatti che la conservazione dei dati avvenga “in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati” (artt. 4, comma 1, lett. a), 11, comma 1, lett. e), del Codice). Tale principio e' pertanto, in linea di massima, incompatibile con l’indicazione, riportata al comma 2 dello schema di decreto, che ipotizza una conservazione perpetua dei dati. Tale conservazione perpetua di dati personali porterebbe, in contrasto anche con la richiamata disciplina di settore, ad una duplicazione di dati, tenuto conto che le istituzioni scolastiche gia' sono obbligate − in virtu' della disciplina in materia di conservazione dei beni culturali − alla conservazione perpetua dei propri documenti. Per tali ragioni l’Autorita' ha condizionato il parere alla riformulazione dello schema di decreto con l’indicazione di uno specifico termine di conservazione dei dati, decorso il quale gli stessi devono essere cancellati o resi anonimi. L’Autorita' ha infine rilevato che nel preambolo dello schema si legge che il MIUR intenderebbe consentire alle universita', nonché ad altre pp.aa. o enti tenuti per legge o regolamento ad acquisire d’ufficio tali informazioni, di accedere all’Ans per la verifica ed il controllo delle dichiarazioni sostitutive presentate dagli studenti in merito all’esito degli esami finali del secondo ciclo di istruzione e agli esami di qualifica.

A tale proposito vale ricordare che, ai sensi della normativa in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive, le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive, nonche' i dati e i documenti in possesso delle pp.aa. (cfr. l’art. 43, comma 1, d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).

Al fine di agevolare l’accertamento di stati, qualita' e fatti ovvero il controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire, ai gestori di pubblico servizio o alle amministrazioni procedenti, la consultazione diretta per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali e fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui e' necessario acquisire la certezza o verificare l’esattezza (cfr. l’art. 43, commi 2, 3 e 4, cit.).

Mentre l’accesso all’Ans da parte delle universita' per la verifica della veridicita' dei titoli autocertificati e' previsto da una specifica norma di legge (art. 5-bis, l. n. 264/1999), l’accesso da parte delle altre pp.aa. o enti, a cui si fa riferimento nel preambolo dello schema, tenuti ad effettuare d’ufficio il controllo dei titoli di studio autocertificati dagli studenti, non e' stato ritenuto conforme al quadro normativo in quanto l’amministrazione o l’ente tenuto alla verifica dei titoli autodichiarati devono rivolgersi a questi fini direttamente alle amministrazioni certificanti che sono tenute alla conservazione del titolo oggetto di autocertificazione (nel caso di specie le singole istituzioni scolastiche presso le quali si e' insediata la commissione esaminatrice che ha rilasciato il titolo). Su questo punto quindi il Garante ha condizionato il parere all’eliminazione dal provvedimento della possibilita' di accesso all’Ans per le pp.aa. o per gli enti diversi dalle universita' per le finalita' di controllo di cui sopra.

Il MIUR ha presentato al Garante anche un altro schema di decreto per l’integrazione dell’Ans con ulteriori dati relativi agli alunni frequentanti le scuole dell’infanzia, sul quale il Garante si e' espresso favorevolmente con provvedimento 12 maggio 2016 (n. 215, doc. web n. 5029436).

Con riguardo alle verifiche effettuate dall’Autorita' in relazione a segnalazioni o reclami si evidenzia che in diversi casi (n. 5) essi hanno riguardato ipotesi di diffusione di dati personali di studenti su siti web (ad es., elenchi delle classi e dei diplomati con i loro numeri di telefono e quelli delle relative famiglie) o comunicazione di dati a soggetti esterni alle scuole (Asl o parrocchie) che sono risultate prive di idonee basi normative (note 10 febbraio e 4 aprile 2016).

Con riferimento alla diffusione dei dati tramite internet, inoltre, si registra in molti casi una non sempre oculata gestione dell’ambito di conoscibilita' dei dati; nel contesto scolastico molte informazioni personali possono avere un ambito di circolazione che va oltre il diretto interessato e coinvolge anche la comunita' scolastica (alunni, studenti, genitori, insegnanti) ma non possono invece essere diffuse sulla rete e rese disponibili a chiunque non faccia parte di detta comunita'. I

n questo senso quindi il sito web puo' senz’altro facilitare forme di comunicazione sistematica mettendo a disposizioni taluni dati all’interno di un’area ad accesso riservato, ferma restando la riservatezza di informazioni di carattere personale che possono essere conosciute pero' solo dagli interessati e dalla loro famiglia. Alcune gravi inosservanze discendono inoltre da una errata interpretazione degli obblighi di trasparenza ai quali sono tenuti gli istituti scolastici pubblici, come nel caso in cui un istituto statale ha effettuato una diffusione di dati personali, idonei a rivelare la vita sessuale di uno studente, in assenza di idonea base normativa (artt. 19, comma 3, e 20 del Codice; d.m. 7 dicembre 2006 n. 305).

L’istituto infatti ha diffuso, sul proprio albo, anche online, ma prontamente rimosso a seguito dell’istruttoria, la delibera del Consiglio di istituto relativa alla sanzione disciplinare comminata a uno studente e recante informazioni legate, in senso lato, alla vita sessuale dello stesso (nota 15 novembre 2016).

In questi casi, oltre a rilevare l’illecito e a verificare che gli istituti coinvolti rimuovano dalla rete i dati illecitamente diffusi, viene avviato anche un procedimento sanzionatorio nei confronti dell’istituzione scolastica responsabile della violazione (art. 162, comma 2-bis, del Codice che prevede una pena pecuniaria da 10.000 a 120.000 euro).

Merita infine di essere citata la risposta a un quesito relativo alla possibilita', per gli alunni con una diagnosi di Dsa (Disturbi specifici dell’apprendimento), di fare uso, per fini personali, del registratore come strumento compensativo.

Al riguardo, e' stato rilevato che la l. 8 ottobre 2010, n. 170, recante nuove norme in materia di disturbi specifici dell’apprendimento, prevede che gli studenti con tale patologia hanno diritto a fruire di appositi provvedimenti dispensativi e compensativi di flessibilita' didattica. Su tali basi, le linee guida per il diritto allo studio degli alunni e degli studenti con Dsa precisano che gli interventi per l’esercizio del diritto allo studio di tali studenti si focalizzano, tra l’altro, proprio sull’uso di strumenti compensativi, ossia strumenti didattici e tecnologici che sostituiscono o facilitano la prestazione richiesta nell’abilita' deficitaria.

Tra queste, in un’elencazione non tassativa, le citate linee guida richiamano proprio “il registratore che consente all’alunno o allo studente di non scrivere gli appunti della lezione”. Le attivita' di recupero individualizzato, le didattiche personalizzate e gli strumenti compensativi devono essere formalizzate nel piano didattico personalizzato dello studente condiviso con la famiglia dell’alunno.

Su tali basi e' stato quindi ritenuto che nulla osti a che gli studenti con diagnosi Dsa possano utilizzare, senza l’acquisizione del consenso di soggetti terzi, gli strumenti compensativi di volta in volta previsti dalla scuola nei piani didattici personalizzati che li riguardano, ivi compreso il registratore (nota 18 marzo 2016).