L'informativa applicabile per un Ente che sta attivando un servizio di chatbot per i rapporti con l'utenza è la seguente :

INFORMATIVA PRIVACY

(ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR 2016/679 (General Data Protection Regulation)

Ai sensi dell’Art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, il Comune di XXX fornisce le seguenti informazioni sul trattamento da parte della stessa dei dati personali effettuato nel contesto dell’utilizzo dei dati personali connessi con l’utilizzo della Chatbot da parte degli utenti.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Comune di XXX, via XXX è Titolare del trattamento dei dati personali nella persona del Sindaco di XXX (in seguito "Titolare") per il trattamento dei dati trattati nell’utilizzo della Chatbot presente sul sito istituzionale.

Dati di contatto: Comune di XXX

2. RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

Il Responsabile del trattamento è la società …………………… (in seguito "Responsabile") nella persona del legale rappresentante pro-tempore con sede legale in Via ………………. n. ……….. cap ……….. città …………., che fornisce il software di gestione della Chatbot.

Dati di contatto: tel. …………………….. – Email ………………………… - PEC …………………..

3. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO - Data Protection Officer) del Comune di XXX nella persona dell’Avv. XXX è contattabile ai seguenti indirizzi: Email: consulenza@entionlinonline.it - Tel. 0376 803074.

4. CATEGORIA DEI DATI TRATTATI

I Dati personali raccolti nell’utilizzo della Chatbot sono i seguenti:

• Dati identificativi: Anagrafica Utente: Nome, cognome e numero di telefono dell’intestatario del contratto di locazione o del segnalante del guasto

• Dati identificativi anagrafica alloggio: Area Territoriale, Città, indirizzo, numero civico e piano (o luogo del condominio)

5. BASE GIURIDICA, FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il Titolare e il Responsabile trattano sempre i Dati per una specifica finalità e trattano solo i Dati rilevanti e necessari per raggiungere la stessa.

Il trattamento dei Dati è finalizzato a: gestire le segnalazioni di guasti negli alloggi di proprietà dell’Ente. La chat bot consente di dettagliare il guasto segnalato (acqua, gas, ecc.) ed eventualmente di allegare documentazione in caso di sostituzione della caldaia per abitazione privata (ad es. foto della caldaia o documenti della caldaia).

Il trattamento dei dati per le finalità che precedono verrà effettuato in ossequio al Regolamento Privacy e a tutte le specifiche normative di settore.

I dati forniti verranno trattati prevalentemente con strumenti informatici sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi degli articoli 28 e 29 del Regolamento Privacy. sono osservate idonee misure di sicurezza anche ai sensi degli artt. 5 e 32 del Regolamento Privacy per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Base giuridica: i dati vengono trattati previa acquisizione del consenso sul trattamento dei dati ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. a) del Reg. UE 2016/679.

6. CATEGORIA DEI DESTINATARI DEI DATI

I Dati possono essere comunicati/resi noti:

• al personale del Titolare/Responsabile, nel limiti delle finalità del trattamento e di quanto necessario all'esecuzione delle mansioni affidate;

L'eventuale comunicazione dei Dati personali avviene esclusivamente nei casi previsti dalla legge o dai regolamenti, nel rispetto della vigente normativa in materia dì tutela dei dati personali.

7. CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei Dati non è obbligatorio, ma il mancato conferimento degli stessi comporta l’impossibilità di utilizzare il Servizio.

8. TRASFERIMENTO DI DATI ALL’ESTERO

I Dati non sono oggetto di trasferimento al di fuori dell'Unione Europea.

9. CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE IL PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati saranno conservati per il solo tempo necessario ai fini per cui sono stati raccolti, rispettando i principi di limitazione della conservazione e minimizzazione definiti nell’Art. 5 del GDPR.

I Dati saranno custoditi per conformarsi agli obblighi regolatori e perseguire le summenzionate finalità, in conformità con i prìncipi di necessità, minimizzazione e adeguatezza.

Rimane inteso che, qualora una norma di legge o regolamento o il diritto dell'Unione europea definiscano un termine minimo e/o massimo di conservazione, ii Titolare/Responsabile si adegueranno a tali disposizioni.

I Dati trattati sono conservati presso i competenti Uffici dell’Ente.

10. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ogni interessato può esercitare i seguenti diritti definiti negli artt. 15-22 GDPR, inviando una richiesta al Titolare ai summenzionati dettagli di contatto:

1. chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;

1. ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, lo categorie dei dati personali, i destinatari o lo categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, Il periodo di conservazione;

2. ottenere la rettifica o la cancellazione dei dati;

3. ottenere la limitazione del trattamento;

4. ottenere Ia portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;

5. opporsi al trattamento in qualsiasi momento;

6. opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche;

7. chiedere al titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;

1. revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso^- prestato prima della revoca;

2. proporre reclamo all'autorità di controllo (Autorità Garante).

Può esercitare i suoi diritti con richiesta scritta inviata al titolare del trattamento.

11. MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Ricorrendo i presupposti, l'Interessato potrà proporre eventuale reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 del Regolamento UE - 2016/679 e artt. da 140-bis a 143 del Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell'ordinamento nazionale al Regolamento). Il reclamo potrà essere consegnato a mano presso gli uffici del Garante (all'indirizzo di seguito indicato) o mediante l'inoltro di:

• raccomandata A/R indirizzata a: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma;

• messaggio di posta elettronica certificata indirizzata a: protocollo@pec.gpdp.it