L’accesso civico generalizzato consente di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, che siano ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione su Amministrazione Trasparente. Tale accesso, tuttavia, deve avvenire nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis (art. 5, comma 2, d. lgs. n. 33/2013).

Proprio l’art. 5-bis del D.lgs 33/2013, prevede che l’accesso civico generalizzato è rifiutato, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (comma 2, lett. a).

Ciò premesso, è necessario esaminare l’incidenza di tale limite rispetto alle richieste di accesso civico che riguardino dati o documenti che contengono dati personali dei lavoratori dipendenti dell’Ente Pubblico.

Deve innanzitutto ricordarsi che nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono), tramite l’istituto dell’accesso civico generalizzato, deve essere tenuto in considerazione che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.

Proprio la circostanza sopra descritta deve indurre ad esaminare con molta attenzione le richieste di accesso civico generalizzato che riguardino attività lavorative, retribuzioni, buste paga, cedolini dello stipendio, tipologia contrattuale, costo ore lavorate, straordinari, valutazioni, progressioni economiche. In tali casi, infatti, il Garante delle Privacy ha ritenuto sussistere il limite previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

In particolare al di fuori di alcune fattispecie per le quali sussiste un obbligo di pubblicazione in Amministrazione Trasparente e che riprenderemo successivamente, le informazioni relative alle remunerazioni e ai compensi percepiti dai dipendenti, pur non rientrando nelle categorie particolari di dati di cui all’art. 9 RGPD, sono comunque dati personali a cui va accordata, in ogni caso, la tutela prevista dal RGPD.

Per dare maggiore specificazione ecco alcuni esempi in cui il Garante della Privacy ha confermato la limitazione all’accesso civico generalizzato in ragione della necessità di tutelare i dati personali dei lavoratori:

1. istanza di accesso civico, avente a oggetto l’«Approvazione [delle] modalità di ricognizione e [le] schede degli incentivi di liquidazione delle quote spettanti per la ripartizione degli incentivi per le funzioni tecniche di cui all’articolo 113 del D.lgs. 18 aprile 2016 n. 50 e ss.mm. e ii. fino alla data del 31.12.2023 al personale dipendente [dell’]Amministrazione per Lavori-Servizi-Forniture” con le relative schede e prospetti riepilogativi di liquidazione con essi approvati»
2. istanza di accesso civico, avente a oggetto la Liquidazione dell’indennità di specifiche responsabilità al personale dell’area e copia del “decreto delle pesature per l'anno 202X con i dovuti criteri di ripartizione delle indennità” in particolare, gli importi riconosciuti al personale.
3. determine aventi a oggetto «Progressioni economiche orizzontali. Approvazione graduatorie e attribuzioni», nonché delle attestazioni del numero «dei dipendenti ammessi alla selezione» e del numero dei relativi beneficiari delle predette progressioni economiche per l’anno 20XX, «suddiviso per categoria professionale», di tutti i seguenti settori: “Finanze”, “Urbanistica”, “Affari Generali”, “Segreteria generale e Avvocatura”.
4. «Graduatoria dipendenti categoria D Area Risorse finanziarie dell´ente relativa alle progressioni economiche orizzontali 201X con dettaglio dei punteggi attribuiti»

Nei casi suddetti prevale la tutela del dato personale, e la richiesta può essere soddisfatta dando dati anonimizzati o aggregati. L’eventuale ostensione dei dati personali richiesti relativi all’attività lavorativa svolta dai dipendenti, infatti – tenendo conto della tipologia dei dati e delle informazioni personali ivi contenuti nonché del particolare regime di pubblicità dei dati oggetto di accesso civico – determina un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei dipendenti controinteressati, i quali potrebbero subire ripercussioni negative sul piano professionale, sociale e relazionale, esponendoli a possibili difficoltà relazionali con i colleghi di lavoro e creando ingiustificati pregiudizi da parte di terzi esterni all’ambiente lavorativo, causando proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

Infine, come anticipato, vi sono obblighi di pubblicazione dei datri relativi ad alcune categorie di dipendenti e di specifiche ipotesi di dati.

La disciplina statale in materia di trasparenza (D.Lgs 33/2013), non prevede obblighi di pubblicazione in generale delle attività e ruoli svolti dai dipendenti pubblici o delle relative retribuzioni, fatta eccezione per soggetti che ricoprono specifici incarichi, quali ad esempio gli organi di vertice, i dirigenti, i consulenti, i collaboratori secondo quanto previsto dagli artt. 14 e 15 del d. lgs. n. 33/2013.

Per tali soggetti sussiste una specifica disciplina di settore che prevede specifici oneri di trasparenza fra cui la pubblicità dei relativi compensi connessi all’assunzione della carica e agli altri eventuali incarichi con oneri a carico della finanza pubblica, con la conseguenza che per questi dati non è possibile richiamare alcun motivo di protezione dei dati personali.

Al di fuori delle predette fattispecie, in relazione alle quali il legislatore ha espressamente effettuato un bilanciamento tra le esigenze di trasparenza e il diritto alla riservatezza dei lavoratori, individuando le specifiche categorie di lavoratori soggetti a un particolare regime di conoscibilità delle informazioni che li riguardano nel contesto lavorativo, le informazioni relative alle remunerazioni e ai compensi percepiti dai dipendenti, sono comunque dati personali a cui va accordata, in ogni caso, la tutela prevista dal RGPD.