Il decreto del Sindaco di designazione al trattamento dei dati personali deve essere emanato anche per il Segretario Comunale, per i trattamenti di sua competenza?
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Si conferma la necessità di fornire, possibilmente in via telematica, ai Consiglieri neoeletti l'informativa sul trattamento dei dati personali, prevista ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 679/2016, in considerazione del fatto che i dati degli stessi vengono trattati dall'Ente anche ai fini delle pubblicazioni istituzionali, oltre che per le ordinarie gestioni legate alla funzione.
Le motivazioni del parere sono di seguito indicate.
Con il quesito in esame veniva dedotto in punto di fatto, quanto segue:
- a seguito delle elezioni amministrative, l'Ente valutava la necessità di far sottoscrivere l'informativa sul trattamento dati personali ai Consiglieri neoeletti, con particolare riferimento alla dichiarazione relativa all'insussistenza di cause ostative all'assunzione della carica.
Veniva quindi richiesto allo scrivente Servizio di protezione dati personali parere sul quesito in oggetto.
Dalla formulazione del quesito e dalle premesse di fatto, si deduce, in diritto, quanto segue.
La materia oggetto del quesito risulta disciplinata dalle seguenti fonti normative e/o regolamentari:
- Art. 13 del Regolamento UE 679/2016.
Dal quadro normativo in precedenza delineato si ricava, nel merito, quanto segue. Nello specifico caso in esame, poichè l'Ente tratta i dati dei Consiglieri neoeletti, oltre che per le ordinarie gestioni legate alla funzione, anche ai fini delle pubblicazioni istituzionali, è necessario:
- fornire, possibilmente in via telematica, ai Consiglieri neoeletti l'informativa sul trattamento dei dati personali, prevista ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 679/2016.
- conservare la comunicazione (email) di trasmissione dell'informativa e, nel caso di fornitura di copia analogica (cartacea) dell' informativa, conservare l'originale con annotazione della data di consegna al singolo Consigliere.
L'informativa è dovuta ogni qual volta vi sia un trattamento di dati. L'obbligo di informare gli interessati va adempiuto prima o al massimo al momento di dare avvio alla raccolta dei dati. Non sussiste, invece, obbligo di fornire l'informativa se il trattamento riguarda dati anonimi.
Il Responsabile del Servizio Protezione Dati Personali (RPD)