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10/04/2020 RACCOMANDAZIONE RPD: Virus Covid -19 - Istruzioni ai Servizi sociali per la tutela dei dati personali nella assegnazione di buoni spesa, generi alimentari o prodotti di prima necessita'

RACCOMANDAZIONE RPD: Virus Covid-19 - Istruzioni ai Servizi sociali per la tutela dei dati personali nella assegnazione di buoni spesa, generi alimentari o prodotti di prima necessita'

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MISURE URGENTI DI SOLIDARIETÀ ALIMENTARE

Com'è noto, il DPCM 28 marzo 2020 ha disposto l’anticipazione di risorse ai Comuni per affrontare l’emergenza da Covid-19 con riferimento alla solidarietà alimentare.

L’Ordinanza 658 del 31.03.2020 del Capo Dipartimento della Protezione Civile ha definito gli importi anticipati e da distribuire. Tali stanziamenti sono da destinarsi, con un vaglio preventivo semplificato e flessibile da parte dell'UFFICIO SERVIZI SOCIALI COMUNALI, a tutti coloro che versano in situazione di necessità alimentare, per gli acquisti presso gli esercizi commerciali che si convenzionano con l’amministrazione locale per l’erogazione del servizio. In particolare:

1. ciascun Comune è autorizzato all’acquisizione, in deroga al decreto legislativo 18 aprile 2016, n.50:

  • di buoni spesa utilizzabili per l’acquisto di generi alimentari presso gli esercizi commerciali contenuti nell’elenco pubblicato da ciascun comune nel proprio sito istituzionale;
  • di generi alimentari o prodotti di prima necessità.

2. l’Ufficio dei servizi sociali di ciascun Comune:

  • individua la platea dei beneficiari
  • il relativo contributo

tra i nuclei familiari più esposti agli effetti economici derivanti dall’emergenza epidemiologica da virus Covid-19 e tra quelli in stato di bisogno, per soddisfare le necessità più urgenti ed essenziali con priorità per quelli non già assegnatari di sostegno pubblico.

Ciò premesso il servizio di protezione dati evidenzia come, nell’attività di individuazione dei fabbisogni alimentari e di distribuzione dei beni, è necessario ATTUARE UNA SERIE DI MISURE CHE GARANTISCANO la NECESSITÀ DI TUTELARE I DATI PERSONALI delle PERSONE che accedono al servizio.

Pertanto, facendo seguito alle FAQ già pubblicate in negli scorsi giorni nella BANCA DATI accessibile dalla piattaforma telematica ALL PRIVACY, si forniscono le seguenti ISTRUZIONI

1) Nell’organizzare l’accesso al servizio, è necessario, innanzitutto, strutturare il servizio in modo tale che, a fronte della istanza da parte del cittadino (da considerare come soggetto interessato dal trattamento dei dati personali da parte del Comune) venga prodotto un buono spesa che NON contenga il nome e cognome dell’interessato ma un CODICE, da generare all'atto della presentazione dell'istanza. In tal modo il l'esercizio commerciale convenzionato non viene a conoscenza dei dati personali del soggetto che presenta il buono. L'archivio contenente l'elenco dei richiedenti il buono alimentare o fornitura di generi alimentari di prima necessità deve essere conservato facendo in modo che solo gli uffici preposti e i dipendenti appositamente individuati e autorizzati, vi possano accedere. Ciascuna amministrazione, tenendo conto della propria struttura organizzativa, procedure e procedimenti, è tenuta di impartire apposite istruzione agli incaricati del trattamento dei dati, tenendo conto che si tratta di categorie particolari di dati .

2) Se la soluzione sopra prospettata non è realizzabile (ad esempio perché si temono falsificazioni dei buoni o non vi è il tempo, stante l’urgenza, di organizzare l’erogazione dei buoni con codici), si raccomanda individuare una misura alternativa che sia rispettosa della necessità di tutelare i dati personali dei soggetti beneficiari.

3) In entrambe le soluzioni sopra prospettate, al momento della presentazione della domanda da parte del soggetto interessato, deve essere rilasciata l'INFORMATIVA sul trattamento dei dati. Al riguardo, lo scrivente servizio di protezione dei dati personali allega un MODELLO DI INFORMATIVA da da rilasciare al soggetto beneficiario all'atto della presentazione dell'istanza di fruizione della solidarietà alimentare. Se, come avvenuto nei primi giorni di applicazione, in piena emergenza, la prenotazione del buono viene fatta telefonicamente, e' necessario fornire comunque l'informativa telefonicamente, documentando tale attività nel fascicolo del soggetto interessato, ferma la possibilità di consegnare l’informativa (e tenerne una per ricevuta), al momento della consegna dei buoni.

4) Con riferimento all’esercizio commerciale al quale vengono consegnati i buoni, questi deve convenzionarsi con il Comune per l’accettazione e il successivo pagamento. L’esercizio commerciale deve essere nominato RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO ai sensi dell’art. 28 del GDPR in quanto tratta i dati personali riportati nel buono alimentare per conto del Comune, che eroga il servizio di sostegno in forza delle disposizioni normative richiamate in premessa. La nomina da contenuta all'interno della convenzione mentre, con apposito contratto o atto giuridico di natura equivalente, va disciplinata l'attività di trattamento dei dati da parte del responsabile medesimo. Al riguardo si allega il modello del contratto da concludere con gli operatori economici e convenzionati, nella loro qualità di responsabile del trattamento. In tale atto, in particolare, il titolare dell'esercizio commerciale deve impegnarsi a CONSERVARE tali dati solo per il tempo strettamente necessario per la conclusione del procedimento (quindi con il pagamento del corrispettivo del buono), a non diffonderli, a a cancellarli non appena non necessari, in applicazione di quanto disposto dal GDPR.

DONAZIONI

Si ricorda, infine, che i Comuni possono destinare alle misure urgenti di solidarietà alimentare eventuali donazioni. A tal fine:

  • è autorizzata l’apertura di appositi conti correnti bancari presso il proprio tesoriere o conti correnti postali onde fare confluire le citate donazioni. Alle medesime onazioni si applicano le disposizioni di cui all’articolo 66 del decreto legge 17 marzo 2020, n. 18.

Anche in relazione alla raccolta di donazioni, va garantita la protezione dei dati personali di eventuali donatori, mediante misure adeguate che possono consistere nella pseudonoimizzazione, essendo necessario il CONSENSO DELL'INTERESSATO per l'utilizzazione in chiaro dei dati identificativi.

- MODELLO informativa distribuzione buoni alimentari

- MODELLO contratto con responsabile - commercio al dettaglio

- MODELLO contratto con responsabile - medie e grandi strutture di vendita

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