In relazione alla richiesta di parere avente ad oggetto "Progetto 'Accesso banca Dati Servizi Demografici e di Stato Civile", e relativo alla richiesta di autorizzazione, pervenuta dalla Prefettura di Reggio Emilia, alla condivisione della banca dati anagrafica e di stato civile, al fine di snellire e velocizzare (come previsto dal documento allegato), le pratiche dei loro uffici ed evitare la richiesta di documenti a carico dei cittadini ed in particolare il Comune richiede alla Prefettura di accreditarsi ad ANA-CNER relativo al Servizio per la Pubblica Amministrazione di accesso ai dati anagrafici, si fornisce il seguente parere.

IN VIA PRELIMINARE

In via preliminare, va rilevato quanto segue. La materia oggetto del quesito si riferisce al trattamento di dati personali e, segnatamente, alle operazioni di accesso e di diffusione di dati personali.

In particolare, dalla formulazione del quesito si ricava che:

1. la Prefettura di Reggio Emilia ha necessità di snellire e velocizzare le pratiche dei loro uffici ed evitare la richiesta di documenti a carico dei cittadini;

2. a tale fine la Prefettura necessita di autorizzazione alla condivisione della banca dati anagrafica e di stato civile fermo restando che la Prefettura non potrebbe richiedere certificazioni anagrafiche/stato civile ai cittadini ma deve accettare l'autocertificazione e poi verificare la veridicità' dei dati dichiarati presso il Comune (art. 76 del D.P.R. 445/2000)

3. la Prefettura potrebbe accreditarsi ad ANA-CNER (Servizio per la Pubblica Amministrazione di accesso ai dati anagrafica) che il Comune medesimo ha attivato dal 14 novembre 2014, e che prevede la possibilità' per le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di Pubblici Servizi che necessitano di un sistema facile e diretto per accedere alla banca dati anagrafica, di accreditarsi, nel rispetto delle norme in materia di trattamento dei dati personali, ed avere le informazioni necessarie ai loro compiti istituzionali;

4. l’accreditamento ad ANA-CNER verrebbe effettuato nelle more della realizzazione della piattaforma informatica per consentire alle le pubbliche amministrazioni di accedere ai dati contenuti dell'ANPR e nelle more della definizione del relativo Accordo di fruizione, già' sottoposto ad una preventiva valutazione dell'Autorità' Garante per la protezione dei dati personali

NEL MERITO

Ciò premesso in via preliminare, nel merito, va dedotto quanto segue. La materia oggetto del quesito risulta disciplinata dalle seguenti fonti normative e/o regolamentari e/o contrattuali.

• art. 4, par. 1, n. 1, del Regolamento (UE) 2016/679, secondo cui per “dato personale” si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”)”. Inoltre, “si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”;

• artt. 6, paragrafo 1, lett. c Regolamento (UE) 2016/679, secondo cui gli enti pubblici possono trattare i dati personali degli interessati se il trattamento è necessario, in generale per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti da leggi;

• art. 2-ter, commi 1 e 3 Decreto Legislativo 196/2003 (Base giuridica per il trattamento di dati personali effettuato per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri), secondo cui la base giuridica per trattare i dati e' costituita esclusivamente da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento. La comunicazione fra titolari che effettuano trattamenti di dati personali, diversi da quelli ricompresi nelle particolari categorie di cui all'articolo 9 del Regolamento e di quelli relativi a condanne penali e reati di cui all'articolo 10 del Regolamento, per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri e' ammessa se prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma, la comunicazione è ammessa quando è comunque necessaria per lo svolgimento di compiti di interesse pubblico e lo svolgimento di funzioni istituzionali e può' essere iniziata se e' decorso il termine di quarantacinque giorni dalla relativa comunicazione al Garante, senza che lo stesso abbia adottato una diversa determinazione delle misure da adottarsi a garanzia degli interessati. La diffusione e la comunicazione di dati personali, trattati per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri, a soggetti che intendono trattarli per altre finalità' sono ammesse unicamente se la base giuridica e' costituita da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento.

• art. 5 Regolamento UE 679/2016 (Principi applicabili al trattamento di dati personali), secondo cui i dati personali devono essere: a) trattati con «liceità, correttezza e trasparenza»; b) raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità e adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati; c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);

• art. 6 Regolamento UE 679/2016 (Liceità del trattamento), secondo cui il trattamento è lecito solo se e nella misura in cui ricorre almeno una delle seguenti condizioni: lett. e) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

• art. 62 CAD relativo all'Anagrafe nazionale della popolazione residente - ANPR, secondo cui i comuni possono consentire, anche mediante apposite convenzioni, la fruizione dei dati anagrafici da parte dei soggetti aventi diritto;

• art. 43 d.p.r. 445/2000 (Accertamenti d'Ufficio), secondo cui al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità' personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali;

• art. 22 e seguenti della legge 241/1990, secondo cui (Art. 22, comma 1):

- a) per "diritto di accesso", si intende il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;

- b) per "interessati", tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale e' chiesto l'accesso;

• norme contrattuali del contratto di servizio per l'accreditamento alla piattaforma telematica ANA-CNER, secondo cui:

• il servizio ANA-CNER nasce con l’obiettivo di facilitare i Comuni del territorio della Regione Emilia-Romagna, nonché gli altri enti aventi diritto, nella consultazione di dati anagrafici e l’estrazione di elenchi e garantisce anche l’adempimento di quanto previsto dall’art. 43, comma 4° del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445, secondo cui le pubbliche amministrazioni devono consentire alle altre pubbliche amministrazioni la libera consultabilità per via telematica dei dati anagrafici contenuti nelle proprie banche di dati, così come recentemente rafforzato dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

• sistema ANA-CNER costituisce l’infrastruttura tecnico-organizzativa di riferimento per l’accesso alle informazioni anagrafiche contenute nelle banche di dati dei Comuni della Regione Emilia-Romagna da parte dei Soggetti Consultati, ovvero le PPAA autorizzate (Prefetture, Questure, Carabinieri, Procure, Province, etc.), Ordini professionali e soggetti privati gestori di servizi pubblici, che spesso sono costretti ad interagire con i diversi Comuni con modalità complesse e dispendiose (posta, fax, e-mail, download)

Sulla base delle fonti e delle deduzioni sopra indicate, si formulano le seguenti conclusioni.

In relazione all'art. 62 del CAD, l'ANPR assicura ai Comuni la disponibilità' dei dati, degli atti e degli strumenti per lo svolgimento delle funzioni di competenza statale e mette a disposizione dei comuni un sistema di controllo, gestione e interscambio, puntuale e massivo, di dati, servizi e transazioni necessario ai sistemi locali per lo svolgimento delle funzioni istituzionali di competenza comunale.

Per consentire la fruizione dei dati anagrafici da parte di altri soggetti aventi diritto, il comune deve concludere, con tali soggetti apposite convenzioni.

Nel caso di specie, il Comune ha attivato dal 14 novembre 2014 la piattaforma informatica ANA-CNER che ha l’obiettivo di consentire ai Comuni del territorio della Regione Emilia-Romagna, nonché gli altri enti aventi diritto:

• la consultazione di dati anagrafici

• l’estrazione di elenchi

• garantire la libera consultabilità per via telematica dei dati anagrafici contenuti nelle proprie banche dei dati

Tale sistema costituisce l’infrastruttura tecnico-organizzativa di riferimento per l’accesso alle informazioni anagrafiche contenute nelle banche di dati dei Comuni della Regione Emilia-Romagna da parte dei Soggetti Consultanti, ovvero le PPAA autorizzate tra cui Prefetture, Questure, Carabinieri, Procure, Province, etc..

Conseguentemente, con riferimento agli obiettivi della piattaforma sopra indicati ed in relazione all'art. 62 del CAD, la proposta che il Comune intende formulare alla Prefettura di Reggio Emilia, relativa alla possibilità di accreditarsi alla piattaforma medesima, va integrata, in quanto:

• è da ritenersi insufficiente il solo accreditamento alla piattaforma informatica (ANA-CNER) la Prefettura può accedere alla banca dati anagrafica, con relativa consultazione di dati anagrafici;

• è necessario, in via preliminare, che venga stipulata apposita convenzione tra il comune e la prefettura per l'utilizzo della piattaforma informatica (ANA-CNER)

CONCLUSIONI

In definitiva, lo scrivente Servizio di Protezione Dati (DPO) indica di procedere come segue.

• stipulare con la Prefettura di Reggio Emilia apposita Convenzione in modo da consentire la fruizione dei dati anagrafici da parte della Prefettura medesima, in quanto ente avente diritto

• in attuazione della Convenzione, accreditare la Prefettura di Reggio Emilia, ad ANA-CNER, in quanto ente avente diritto, e garantire la consultazione di dati anagrafici e l’estrazione di elenchi;