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11/02/2021 E' accoglibile l'istanza, del Responsabile dell'Area Vigilanza, di visualizzare i cartellini e le timbrature del personale al fine di esercitare il controllo d'ufficio in presenza di Regolamento Corpo di Polizia del Comune?
Il Responsabile dell'area Vigilanza dell'ente (Comandante la P.L.) ha richiesto la visualizzazione dei cartellini di presenza ed in particolare alle timbrature in ingresso ed in uscita del personale assegnato alla struttura di competenza al fine di esercitare il controllo d'ufficio. Si chiede se in caso di autorizzazione si rilevano profili attinenti alla violazione privacy.
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In relazione alla richiesta di parere relativo alla possibilità del Responsabile dell'Area Vigilanza dell'ente di visualizzare i cartellini di presenza ed in particolare le timbrature in ingresso ed in uscita del personale assegnato alla struttura di competenza al fine di esercitare il controllo d'ufficio, si fornisce il seguente parere.

IN VIA PRELIMINARE

In via preliminare, va rilevato quanto segue. La materia oggetto del quesito si riferisce al trattamento di dati personali, e segnatamente all'operazione di comunicazione di dati personali.

In particolare, dalla formulazione del quesito si ricava che:

1. il Comandante della P.L., Responsabile dell'Area Vigilanza dell'ente, ha richiesto la visualizzazione dei cartellini di presenza ed in particolare delle timbrature in ingresso ed in uscita del personale assegnato alla struttura di competenza;

2. il Comandante della P.L., Responsabile dell'Area Vigilanza dell'ente, ha avanzato tale richiesta al fine di esercitare il controllo d'ufficio.

NEL MERITO

1. Ciò premesso in via preliminare, nel merito, va dedotto quanto segue.

In merito alla materia oggetto del quesito, relativa al trattamento di dati personali ed in particolare all'operazione di comunicazione, va rilevato che:

  • i dati (nel caso di specie) sono dati comuni e trattati nell'ambito dell'esercizio dei poteri collegati all'ufficio di riferimento (Ufficio Polizia).

La materia oggetto del quesito risulta disciplinata dalle seguenti fonti normative e/o regolamentari.

- art. 5, comma 1, lett. a), b), c) Regolamento (Ue) 679/2016 (Principi applicabili al trattamento di dati personali) secondo cui i dati personali sono a) trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell'interessato («liceità, correttezza e trasparenza»); b) raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità; un ulteriore trattamento dei dati personali a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici non è, conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, considerato incompatibile con le finalità iniziali («limitazione della finalità»); c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);

- Regolamento Corpo di Polizia del Comune (Attribuzioni del Comandante) secondo cui:

  • al Comandante compete la direzione, l'organizzazione e l'addestramento degli appartenti al Corpo Polizia Municipale, in particolare
  • ordina servizi ispettivi per accertare che tutti i dipendenti adempiano ai loro doveri secondo le direttive impartite;
  • con riferimento alla peculiare attività della Polizia egli (Comandate) provvede altresì al controllo e verifica dei risultati conseguenti l'attività svolta;

2. Sulla base delle fonti normative sopraindicate, si deduce quanto segue.

Nel contesto di attuazione dell'operazione di trattamento costituita dalla comunicazione dei dati e relativa alla visualizzazione dei cartellini di presenza ed in particolare alle timbrature in ingresso ed in uscita del personale assegnato alla struttura di competenza, sulla base dell'art. 5 Regolamento (Ue) 679/2016, i dati devono essere trattati:

- con liceità, correttezza e trasparenza nei confronti dell'interessato

- raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime

- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.

In relazione al Regolamento Corpo di Polizia del Comune (Attribuzioni del Comandante) si deduce che il Comandante della P.L. può effettuare ispezioni e, al riguardo, va rilevato che:
- l'ispezione può avere ad oggetto anche documenti.

Sul punto, a titolo esemplificativo, va rilevato che, ad esempio, gli ispettori del Garante della protezione dei dati personali possono possono:
- accedere agli uffici o luoghi dell’ispezione (anche presso la residenza privata), dalle 7 alle 20 ed anche per più giorni.
- richiedere ogni documento e ogni informazione oggetto ed utile alla verifica.
- apporre i sigilli su strumenti, locali, database e documenti.
- svolgere interrogatori a tutto il personale coinvolto.

Fermo restando la limitazione dei poteri del Responsabile del Corpo di Polizia Municipale alla sola ispezione, non c'è dubbio che l'esercizio di tale potere autorizza il responsabile medesimo a chiedere l'accesso, nella forma della sola visione, ai cartellini di presenza ed, in particolare, alle timbrature in ingresso ed in uscita del personale, in quanto al Comandante compete:

- la possibilità di ordinare servizi ispettivi per accertare che tutti i dipendenti adempiano ai loro doveri

- la possibilità di controllo e verifica dei risultati conseguenti l'attività svolta.

CONCLUSIONI

Il Servizio di protezione dati personali rileva che la richiesta formulata dal Comandante della P.L., Responsabile dell'Area Vigilanza dell'ente, può essere accolta in quanto il Regolamento Corpo di Polizia del Comune, prevede tra le funzioni attribuibili al Comandante medesimo, la possibilità di ordinare servizi ispettivi per accertare che tutti i dipendenti adempiano ai loro doveri e la possibilità di controllo e verifica dei risultati conseguenti l'attività svolta.

L'operazione di visione dei cartellini deve rispettare rigorosamente i principi di liceità, correttezza e trasparenza e per finalità determinate, esplicite e legittime.

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