In relazione alla richiesta di parere avente ad oggetto il tema dell'accesso agli atti e privacy, e relativo all'accesso alla segnalazione di abuso edilizio da parte del proprietario dell'abuso segnalato, si fornisce il seguente parere.

IN VIA PRELIMINARE

In via preliminare, va rilevato quanto segue. La materia oggetto del quesito si riferisce al trattamento di dati personali e, segnatamente, alle operazioni di accesso ai dati personali contenuti nella segnalazione di abuso edilizio.

In particolare, dalla formulazione del quesito si ricava che:

1. è stato avviato il procedimento di accertamento e programmato il sopralluogo in seguito alla ricezione di un esposto da parte di un privato cittadino che segnala un abuso su una proprietà confinante;
2. il soggetto per cui è stato avviato il procedimento, ovvero il proprietario dell'abuso segnalato, richiede copia della segnalazione;
3. Il Comune dubita se l'accesso è consentito solo a conclusione dei procedimenti avviati a carico del segnalato oppure se è possibile consentire l'accesso alla segnalazione fin da subito;
4. Il Comune dubita se la segnalazione può essere consegnata completa o devono essere oscurati i dati del segnalante.

NEL MERITO

Ciò premesso in via preliminare, nel merito, va dedotto quanto segue. La materia oggetto del quesito risulta disciplinata dalle seguenti fonti normative e/o regolamentari.

• art. 22 e seguenti della legge 241/1990 secondo cui (Art. 22, comma 1):

  - a) per "diritto di accesso", si intende il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;

  - b) per "interessati", tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale e' chiesto l'accesso;

• art. 4, par. 1, n. 1, del Regolamento (UE) 2016/679 secondo cui per “dato personale” si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”)”. Inoltre, “si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”;
• artt. 6, paragrafo 1, lett. c Regolamento (UE) 2016/679 secondo cui gli enti pubblici possono trattare i dati personali degli interessati se il trattamento è necessario, in generale per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti da leggi;
• art. 6, paragrafo 1, lett. e) e paragrafo 2 e 3 Regolamento (UE) 2016/679; 2-ter del d.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 secondo cui il trattamento è, inoltre, lecito quando sia “necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento”;
• art. 2-ter, commi 1 e 3 Decreto Legislativo 196/2003 (Base giuridica per il trattamento di dati personali effettuato per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri) secondo cui la base giuridica per trattare i dati e' costituita esclusivamente da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento. La comunicazione fra titolari che effettuano trattamenti di dati personali, diversi da quelli ricompresi nelle particolari categorie di cui all'articolo 9 del Regolamento e di quelli relativi a condanne penali e reati di cui all'articolo 10 del Regolamento, per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri e' ammessa se prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma, la comunicazione è ammessa quando è comunque necessaria per lo svolgimento di compiti di interesse pubblico e lo svolgimento di funzioni istituzionali e può' essere iniziata se e' decorso il termine di quarantacinque giorni dalla relativa comunicazione al Garante, senza che lo stesso abbia adottato una diversa determinazione delle misure da adottarsi a garanzia degli interessati. La diffusione e la comunicazione di dati personali, trattati per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri, a soggetti che intendono trattarli per altre finalità' sono ammesse unicamente se la base giuridica e' costituita da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento.
• art. 5 Regolamento UE 679/2016 (Principi applicabili al trattamento di dati personali) secondo cui i dati personali devono essere: a) trattati con «liceità, correttezza e trasparenza»; b) raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità; c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);
• art. 44 D. P. R. n. 380/2001 (disciplina dell'abuso edilizio).

Sulla base delle fonti e delle deduzioni sopra indicate, si formulano seguenti conclusioni.
In relazione al primo quesito, il diritto di accesso è consentito con riferimento all'art. 22 e seguenti della Legge 241/1990, sulla base del fatto che il soggetto che richiede copia della segnalazione ha un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale e' richiesto l'accesso in quanto è il proprietario dell'abuso segnalato.
Ai fini dell'accesso ai documenti relativi alla segnalazione, nel caso di specie, deve richiamarsi l'approdo della giurisprudenza in suddetta materia, con particolare riferimento ad una sentenza del Tribunale Amministrativo della Toscana, 3 luglio 2017, n. 898, in linea con la giurisprudenza maggioritaria.

Nello specifico, il TAR toscano detta i seguenti principi:

a) Il diritto di accesso costituisce una situazione attiva meritevole di autonoma tutela

Il diritto di accesso non costituisce una pretesa meramente strumentale alla difesa in giudizio, bensì è diretto al conseguimento di un autonomo bene della vita, con la conseguenza che la domanda giudiziale volta ad ottenere l'accesso ai documenti è indipendente sia dalle sorti del processo principale che dall'eventuale infondatezza o inammissibilità della domanda giudiziale che il richiedente potrebbe proporre a seguito della conoscenza degli atti, non avendo carattere strumentale alla difesa in giudizio della posizione soggettiva del richiedente, piuttosto dovendo essere ricondotto unicamente alla sussistenza di un interesse giuridicamente rilevante del richiedente che sia meritevole di tutela e collegata alla documentazione di cui si chiede l'ostensione (Consiglio di Stato, Sezione 5, 23 febbraio 2010, n. 1067; Consiglio di Stato, Sezione 4, 20 settembre 2012, n. 5047; Sezione 3, 13 gennaio 2012, n. 116; Sezione 6, 14 agosto 2012, n. 4566; Sezione 5, 22 giugno 2012, n 3683).

b) La non motivata opposizione dei controinteressati non può costituire un limite all'esercizio del diritto di accesso

La legge che disciplina la materia del diritto di accesso è volta a coniugare l'esigenza di trasparenza della Pubblica Amministrazione con gli interessi contrapposti di soggetti “individuati o facilmente individuabili” che verrebbero lesi nel loro diritto alla riservatezza dall'accesso agli atti. Conseguentemente, una mera espressione di diniego da parte dei controinteressati, senza addurre una specifica motivazione e una lesione dei propri diritti, non potrà costituire motivo di rigetto dell'istanza di accesso.

c) L'ampia definizione di documento amministrativo

Si intende per documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale (ai sensi dell' articolo 22, comma 1, lettera d, della Legge n. 241/90).

Pertanto, l'accesso può riguardare anche atti formati e provenienti da soggetti privati, a condizione che gli stessi siano stabilmente detenuti dalla Pubblica Amministrazione per l'espletamento delle proprie attività istituzionali.

L'esposto, una volta pervenuto nella sfera di conoscenza dell'amministrazione, costituisce un documento che assume rilievo procedimentale come presupposto di un'attività ispettiva o di un intervento in autotutela, e di conseguenza il denunciante perde consapevolmente la disponibilità sulla propria segnalazione: quest’ultima, infatti, diventa un elemento del procedimento amministrativo e come tale nella disponibilità dell'amministrazione. La sua divulgazione, pertanto, non è preclusa da esigenze di tutela della riservatezza, giacché il predetto diritto non assume un'estensione tale da includere il diritto all'anonimato di colui che rende una dichiarazione che comunque va ad incidere nella sfera giuridica di terzi (Cons. St., sez. V, 19 maggio 2009 n. 3081; T.A.R. Sicilia, Catania, sez. III, 11 febbraio 2016 n. 396).

Allo stesso modo non osta all'accesso il segreto istruttorio di cui all'art.329 c.p.p..
La giurisprudenza, anche quella risalente, si è espressa nel senso della accessibilità ad esposti e denunce, ritenendo che“La circostanza dell’avvenuta trasmissione degli atti, oggetto della domanda di accesso, al vaglio della magistratura penale, peraltro senza un provvedimento di sequestro, non giustifica il rifiuto o il differimento dell’accesso, né comporta uno specifico obbligo di segretezza che escluda o limiti la facoltà per i soggetti interessati di prendere conoscenza degli atti, anche alla luce della previsione dell’art 258 c.p.p.” (T.A.R. Campania Napoli, Sez. I, 23 febbraio 1995, n. 38; in senso conforme Cons. Stato, Sez. IV, 28 ottobre 1996, n. 1170; T.A.R. Bari, sentenza n. 287/2011, T.A..R. Sicilia- Sezione Staccata di Catania 229/2017).

Con riferimento specifico al differimento, il Tribunale Amministrativo del Lazio, con sentenza del 10 settembre 2015, n. 11188, afferma che chi subisce un procedimento di controllo o ispettivo ha un interesse qualificato a conoscere integralmente tutti i documenti amministrativi utilizzati nell’esercizio del potere di vigilanza, a cominciare dagli atti d’iniziativa e di preiniziativa, quali, appunto, denunce o esposti, non essendovi, alla luce del quadro normativo di riferimento, ostacoli a tale diritto di accesso, non offrendo l’ordinamento tutela alla segretezza delle denunce, a meno che la comunicazione del nominativo del denunciante non si rifletta negativamente sullo sviluppo dell’istruttoria, il che può unicamente giustificare il differimento del diritto di accesso, ma non consente, invece, il diniego del diritto alla conoscenza degli atti.

Conseguentemente, sussistendo le condizioni di cui sopra, può essere dato accesso all'atto di denuncia, omettendo, eventualmente, quei dati personali che non siano strettamente connessi al procedimento (per esempio la data o il luogo di nascita) per il principio di pertinenza connaturato alla tutela dei dati personali.

In merito al secondo quesito, relativo alla possibilità di trasmettere al richiedente la segnalazione dell'abuso "completa" (senza oscurare i dati del segnalante) e tenendo in considerazione della natura dell'abuso si è già evidenziato come il diritto alla riservatezza non assume un'estensione tale da includere il diritto all'anonimato di colui che rende una dichiarazione che comunque va ad incidere nella sfera giuridica di terzi.

Potranno essere anonimizzati i dati eccedenti, quali eventuale indirizzo o numeri di telefono o indirizzi e-mail del segnalante o ancora quando l'esposto contenga riferimenti a dati sanitari del denunciante. In tale ultimo caso prevale la tutela assoluta del dato sanitario che non può essere trasmesso e diffuso.

CONCLUSIONI

Lo scrivente Servizio di Protezione Dati (DPO) indica di procedere come segue.

• ai fini del diritto di accesso il differimento all'accesso all'esposto può essere differito solo nella misura in cui, in concreto, la comunicazione del nominativo del denunciante non si rifletta negativamente sullo sviluppo dell’istruttoria.
• la segnalazione può essere trasmessa al richiedente anonimizzando i dati identificativi eccedenti sulla base del principio di minimizzazione dei dati (art. 5 Reg. UE 679/2016), quali data di nascita, indirizzo mail o indirizzo di residenza, codice fiscale. L'atto deve essere completamente anonimizzato qualora contenga dati sanitari.