In relazione alla richiesta di parere avente ad oggetto l'accesso alle liste elettorali, e relativo al rilascio di una copia delle liste elettorali all'Associazione che opera a favore degli enti appartenenti al terzo settore, si fornisce il seguente parere.

IN VIA PRELIMINARE
In via preliminare, va rilevato quanto segue. La materia oggetto del quesito si riferisce ai requisiti di legge per rilasciare copia delle liste e, conseguentemente, al trattamento di dati personali e, segnatamente, alle operazioni di comunicazione di dati personali in seguito all'accesso alle liste elettorali dall'Associazione che opera a favore degli enti appartenenti al terzo settore.

In particolare, dalla formulazione del quesito si ricava che:

1. il Presidente dell'Associazione che opera a favore degli enti appartenenti al terzo settore chiede il rilascio di una copia delle liste elettorali "per poter organizzare la propria attività e poter rendere possibile agli enti senza fini di lucro suoi associati di scrivere alle persone residenti nel comune per informarle su iniziative di solidarietà sociale";

2. l' associazione non ha finalità di lucro e opera a favore degli enti appartenenti al Terzo Settore, promuovendo l’eticità dei comportamenti ed il perseguimento di interessi collettivi o diffusi, fermo restando che sono soci (associati) i fondatori dell'associazione e coloro che - persone fisiche, soggetti e persone giuridiche, pubbliche o private, con o senza scopo di lucro - che condividono lo spirito, le finalità e gli ideali, ammessi a far parte dell'associazione medesima;

3. per il perseguimento del fine associativo, l'associazione svolge tra le altre, le seguenti attività: creare le condizioni necessarie per rendere più sicura agevole e trasparente l'attività di raccolta fondi svolta dagli enti senza fini di lucro, stipulando accordi con società enti istituzioni ed organizzando eventi finalizzati a favorire lo sviluppo complessivo del terzo settore; -promuovere direttamente e o indirettamente raccolte fondi per progetti sociali, sanitari, e di realizzazione dei fini di solidarietà sociali nei settori di cui all'articolo 10 comma 1, lettera a) decreto legislativo 460 1997, progetti realizzati anche con altri soggetti senza scopo di lucro; provvedere a raccogliere, con le modalità previste dalla vigente normativa i dati personali necessari per l'invio a cittadini italiani e stranieri, a società, enti, istituzioni di richieste di fondi per la realizzazione dei progetti di cui sopra;

4. le anagrafiche contenute nelle liste elettorali, oggetto della richiesta, verranno utilizzate per inviare comunicazioni cartacee inoltrate a mezzo posta, con l’obiettivo di rivolgere ai destinatari una richiesta di donazione da destinare a sostegno delle iniziative di enti senza finalità di lucro.

NEL MERITO
Ciò premesso in via preliminare, nel merito, va dedotto quanto segue. La materia oggetto del quesito risulta disciplinata dalle seguenti fonti normative e/o regolamentari.

• art. 51. comma 5, D.P.R. n. 223/1967 secondo cui le liste elettorali possono essere rilasciate in copia per finalità di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo, di studio, di ricerca statistica o storica, o carattere socio-assistenziale o per il perseguimento di un interesse collettivo o diffuso.
• art. 4, par. 1, n. 1, del Regolamento (UE) 2016/679 secondo cui per “dato personale” si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”)”. Inoltre, “si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”;
• artt. 6, paragrafo 1, lett. c Regolamento (UE) 2016/679 secondo cui gli enti pubblici possono trattare i dati personali degli interessati se il trattamento è necessario, in generale per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti da leggi;
• art. 6, paragrafo 1, lett. e) e paragrafo 2 e 3 Regolamento (UE) 2016/679; 2-ter del d.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 secondo cui il trattamento è, inoltre, lecito quando sia “necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento”;
• art. 2-ter, commi 1 e 3 Decreto Legislativo 196/2003 (Base giuridica per il trattamento di dati personali effettuato per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri) secondo cui la base giuridica per trattare i dati e' costituita esclusivamente da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento. La comunicazione fra titolari che effettuano trattamenti di dati personali, diversi da quelli ricompresi nelle particolari categorie di cui all'articolo 9 del Regolamento e di quelli relativi a condanne penali e reati di cui all'articolo 10 del Regolamento, per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri e' ammessa se prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma, la comunicazione è ammessa quando è comunque necessaria per lo svolgimento di compiti di interesse pubblico e lo svolgimento di funzioni istituzionali e può' essere iniziata se e' decorso il termine di quarantacinque giorni dalla relativa comunicazione al Garante, senza che lo stesso abbia adottato una diversa determinazione delle misure da adottarsi a garanzia degli interessati. La diffusione e la comunicazione di dati personali, trattati per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri, a soggetti che intendono trattarli per altre finalità' sono ammesse unicamente se la base giuridica e' costituita da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento.
• art. 5 Regolamento UE 679/2016 (Principi applicabili al trattamento di dati personali) secondo cui i dati personali devono essere: a) trattati con «liceità, correttezza e trasparenza»; b) raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità e adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati; c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);

Sulla base delle fonti e delle deduzioni sopra indicate, si formulano seguenti conclusioni.

Ai sensi dell’art. 51, comma 5, D.P.R. n. 223/1967, (come era stato novellato dall’art. 177, comma 5, D.Lgs. n. 196/2003), le liste elettorali possono essere rilasciate in copia per finalità di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo, di studio, di ricerca statistica o storica, o carattere socio-assistenziale o per il perseguimento di un interesse collettivo o diffuso.
Vi è pertanto una norma di di legge che prevede espressamente la possibilità di rilascio in copia di tali informazioni, peraltro senza limitarne il contenuto, purché ciò avvenga nel rispetto delle finalità indicate.
Il contenuto della norma richiamata è stato esplicitato dal Giudice amministrativo (TAR Cagliari sez. II, 17.02.2011 n. 148) nel senso di stabilire che:
- le liste elettorali possono essere rilasciate in copia solamente per le finalità indicate dalla norma medesima e nel senso che è preciso onere del richiedente indicare chiaramente e specificatamente nella propria istanza l’uso che intende fare dei dati delle liste elettorali, non essendo assolutamente sufficiente il richiamo alle espressioni generali utilizzate dall’art. 51, D.P.R.n. 223/1967, per indicare le finalità consentite.
- spetta all’amministrazione destinataria dell’istanza (in questo caso al comune) "entrare nel merito della richiesta e valutare se la specifica finalità del loro successivo utilizzo, dichiarata da parte del richiedente, sia conforme all’attività del soggetto medesimo, nonché se rientri effettivamente tra le ipotesi di cui al citato articolo 51.

CONCLUSIONI

Lo scrivente Servizio di Protezione Dati (DPO) indica di procedere come segue.

• l’obiettivo di rivolgere ai destinatari una richiesta di donazione da destinare a sostegno delle "iniziative di enti senza finalità di lucro" non pare essere sufficiente ad integrare le specifiche finalità carattere socio-assistenziale o per integrare il requisito del perseguimento di un interesse collettivo o diffuso, in assenza di una dettagliata descrizione delle iniziative medesime tenuto conto che l'attività di raccolta fondi svolta dagli enti senza fini di lucro associati alla richiedente può svolgersi anche per progetti diversi da quelli sociali, sanitari e di solidarietà sociale (con riferimento, in particolare all'attività di: creare le condizioni necessarie per rendere più sicura agevole e trasparente l'attività di raccolta fondi svolta dagli enti senza fini di lucro, stipulando accordi con società enti istituzioni ed organizzando eventi finalizzati a favorire lo sviluppo complessivo del terzo settore);
• non sussistono, allo stato, sufficienti elementi per stabilire, con certezza, che le liste elettorali una volta rilasciate, vengono impiegate, esclusivamente, per finalità rientranti tra le ipotesi dell'articolo articolo 51, tenuto conto oltretutto dell'ulteriore circostanza che, secondo la disposizione dello statuto dell'associazione richiedente, possono far parte dell'associazione medesima non soltanto soggetti privi di lucro ma anche soggetti che hanno finalità di lucro;
• al fine di prevenire e di scongiurare il rischio di un'elusione alla disposizione dell'articolo 51 con un successivo utilizzo delle liste elettorali per finalità estranee a quelle indicate dalla disposizione in esame e sopracitata, è necessario che vengano esplicitate dal richiedente (nel caso di specie del Presidente dell'Associazione XXX) tutte le specifiche iniziative degli enti senza finalità di lucro per le quali vengono rivolte ai destinatari una richiesta di donazione. E' necessario altresì che venga specificato che gli enti e tutti i loro associati, coinvolti in tali attività, risultano privi di finalità di lucro.