In merito alla richiesta di parere normo/giuridico relativo alla conservazione delle cartelle di documenti e posta elettronica di dipendenti che hanno cessato il rapporto di lavoro con l'Ente (pensionamenti, trasferimenti, etc...), si osserva quanto segue.

In via preliminare si osserva che il quesito, nel caso di specie, si riferisce ai seguenti ambiti:
- gestione documentale
- gestione del trattamento dei dati personali contenuti nei documenti.

Relativamente al primo profilo, nella Pubblica Amministrazione la conservazione documentale e l’archiviazione rivestono un ruolo determinante per il buon andamento e l’imparzialità dell’azione amministrativa.
La corretta formazione dell’archivio e l’adeguata conservazione dei documenti sono elementi vitali per la tutela legale dell’ente, per il sostegno dell’attività decisionale e per il raggiungimento degli obiettivi dell’azione amministrativa.

Sul punto occorre fare riferimento al massimario di selezione e di scarto che rappresenta lo strumento archivistico per l'identificazione dei documenti ritenuti rilevanti, e quindi destinati alla conservazione illimitata, e per i documenti da avviare allo scarto.
Ogni Pubblica Amministrazione, per la conservazione dei documenti, deve fare riferimento al proprio massimario di conservazione e scarto, all'interno del quale dovrebbe risultare che il termine di conservazione dei documenti relativi alla gestione del rapporto di lavoro (pensionamenti e trasferimenti eccetera) è di 10 anni (ad esempio: provvedimenti relativi alla cessione del quinto dello stipendio il tempo di conservazione è 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro oppure provvedimenti e atti conseguenti all’assunzione il tempo di conservazione è 10 anni).

Relativamente al secondo profilo, i backup dei dati personali (cartelle documenti e posta elettronica) degli utenti in questione, possono essere conservati:
- per il tempo necessario rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati (che non è possibile definire a priori in quanto la posta elettronica potrebbe riferirsi a attività gestionali con termini di conservazione e di diversa natura).

Fermo restando che l'indirizzo di posta elettronica deve essere dismesso.

Sul punto esiste una normativa precisa, di seguito indicata:
- Art. 5, lett. e, del Regolamento (UE) 2016/679, specifica che "I dati personali sono conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statisticci, conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell'interessato («limitazione della conservazione»)";

- Art. 17, comma 1 lett. a, del Regolamento (UE) 2016/679, specifica che "L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano se i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati".

In conclusione, I termini di conservazione dei dati e delle informazioni e, a monte, dei documenti che includono i dati medesimi vanno definiti con atti organizzativi e vanno illustrati ai dipendenti che trattano i dati attraverso percorsi di formazione e attraverso Adeguate istruzioni.