La risposta al quesito deve essere affermativa con la necessità, tuttavia, di adottare misure di sicurezza indispensabili per evitare un abuso del diritto d'accesso o un uso non conforme a quello consentito dalla legge per le finalità istituzionali connesse all'esercizio del mandato di consigliere.

In tal senso risulta di fondamentale importanza adottare adeguate misure di tutela del sistema informatico comunale e dei dati dallo stesso gestiti. Tra le misure riveste carattere prioritario che l’accesso diretto al sistema informatico debba avvenire:

• presso la sede dell’amministrazione, e attraverso una postazione e un dispositivo della medesima amministrazione, appositamente predisposto dal responsabile dei sistemi informativi (CED), con tutte le cautele necessarie, a livello informatico, per evitare rischi di violazione delle misure di sicurezza.

Ne consegue che il consigliere comunale non può vantare alcun diritto all’accesso al sistema informatico dalla propria abitazione o da altro luogo esterno alla rete informatica dell’amministrazione, risultando prevalente il diritto dell’amministrazione di garantire la sicurezza del proprio sistema e delle informazioni e dei dati detenuti nell'esercizio delle finalità istituzionali.

AIle misure di natura informatica sopra accennate, si ritiene utile affiancare anche misure di natura organizzativa, di seguito riportate, per consentire l'accesso in sicurezza al Consigliere comunale.

• Preventiva designazione del consigliere medesimo: il consigliere comunale va designato dal Sindaco, con apposito atto di designazione, quale soggetto a cui attribuire specifiche funzioni in materia di trattamento dei dati personali e, in relazione a tali funzioni,da autorizzato al trattamento dei dati medesimi. L’atto di designazione deve contenere specifiche istruzioni a cui il consigliere comunale si deve attenere nell’esercizio del diritto di accesso, al fine specifico di tutelare i diritti delle persone interessate dal trattamento dei propri dati personali nell’ambito dell’ esercizio del diritto di accesso.
• Corso di formazione specifico (anche attraverso modalità elearning) in ordine alla disciplina da osservare e in ordine alla responsabilità e alle conseguenze derivanti da possibili violazioni di dati personali e delle misure di sicurezza predisposte a tutela di tali dati.
• Limitazione dei programmi e dei documenti accessibili: va ritenuto superfluo l’accesso ai data base informatici essendo le relative informazioni già accessibili attraverso la consultazione del Protocollo Generale. Ciò premesso, i documenti e i dati allegati a quelli oggetto di registrazione nel protocollo, e acquisiti a mezzo di scansione risulterebbero immediatamente consultabili mediante la consultazione protocollo, anche laddove contenenti dati particolari. Per contro, gli allegati non ancora scansionati non sarebbero accessibili mediante la consultazione del protocollo e, per questi atti, risulterebbe necessaria la richiesta ostensiva seguita dalla messa a disposizione del documento al fine della visione/estrazione di copia. Ne consegue che, vanno adottate misure organizzative e informatiche nonché modalità operative in grado di contemperare il diritto di accesso con il diritto alla riservatezza degli utenti dell’amministrazione, in particolare degli utenti dei servizi sociali. È indispensabile, al fine di tutelare i diritti delle persone interessate dall’accesso ai propri dati da parte del consigliere comunale:
• acquisire gli atti contenenti dati particolari a protocollo interno riservato,

ovvero

• adottare altre modalità per oscurare i dati particolari al fine di sottrarli all’accesso.