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21/06/2018 DPO-RPD: Gara sottoposta a procedimento giurisdizionale che si protragga anche oltre la stipula del contratto: come si deve indicare la data di cessazione del trattamento dei dati collegati alla procedura di affidamento?

Nel "MODELLO ARTICOLO PER TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DA UTILIZZARE PER LE PROCEDURE DI AFFIDAMENTO DEI CONTRATTI", e' espressamente indicato che "i dati vengono trattati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le finalita' per le quali sono stati raccolti e per le quali vengono trattati. Il periodo di trattamento e' correlato alla durata della procedura di affidamento di aggiudicazione del contratto. La data di cessazione del trattamento, per le finalita' di cui sopra, coincide con stipulazione del contratto a seguito della quale il titolare procedera' alla archiviazione dei dati della procedura di affidamento, conformemente alle disposizioni vigenti, fatto salvo i dati personali da allegare al contratto medesimo". Supponendo che la gara sia sottoposta a procedimento giurisdizionale che si protragga ancheoltre la stipula del contratto, il termine per la cessazione del trattamento dei dati come deve essere indicato? Nel caso di acquisizione degli atti da parte dell'Autorita' Giudiziaria, i dati possono essere conferiti senza limitazione alcuna e quindi il trattamento rivive in forza di autorizzazioni superiori?

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1. Viene evidenziato che, nel "MODELLO ARTICOLO PER TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DA UTILIZZARE PER LE PROCEDURE DI AFFIDAMENTO DEI CONTRATTI", e' espressamente indicato che:"i dati vengono trattati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le finalita' per le quali sono stati raccolti e per le quali vengono trattati. Il periodo di trattamento e' correlato alla durata della procedura di affidamento di aggiudicazione del contratto. La data di cessazione del trattamento, per le finalita' di cui sopra, coincide con stipulazione del contratto a seguito della quale il titolare procedera' alla archiviazione dei dati della procedura di affidamento, conformemente alle disposizioni vigenti, fatto salvo i dati personali da allegare al contratto medesimo". Al riguardo, si precisa che, invece, dal modello dovrebbe risultare che ".... La data di cessazione del trattamento, per le finalita' di cui sopra, coincide con rendicontazione del contratto, a seguito della quale il titolare procedera' all'archiviazione dei dati secondo le vigenti disposizioni in tema di documentazione amministrativa". Si richiede dunque di meglio controllare il testo del modello posto che la cessazione parametrata alla rendicontazione include anche la fase giurisdizionale, che si protragga anche oltre la stipula del contratto.

2. Nel caso di acquisizione degli atti da parte dell'Autorita' Giudiziaria, in un periodo successivo alla rendicontazione del contratto (data di cessazione del trattamento), i dati possono essere conferiti all'Autorita' medesima fermo restando il dovere - da valutare caso per caso in relazione all'Autorità giudiziaria procedente e ai vincoli di segreto correlati alla procedura giudiziaria - di fornire agli interessati, e preventivamente al trattamento, nuova informativa sulle nuova e diversa finalità del trattamento non inclusa nell'informativa originaria.

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